日本国内でユーザーが8300万人といわれ、そのほとんどが毎日使っているLINE。業務で使う場合にはLINE WORKS （ラインワークス） をおすすめします。
番頭舎のLINE WORKSの利用方法をご紹介します。
社内の連絡
3人でチーム番頭舎というグループチャットを組んで、ほとんどの連絡はここで行います。一対一の連絡はほぼありません。3人だからできるのかとも思いますが、リモートワークが基本ですので、チーム内でのコミニケーションは可視化するようにしています。
LINE WORKSで社内のみのメンバーで組んだグループチャットは、既読人数に加えて、既読になったメンバーの名前もわかりますので、急ぐ連絡は、未読のメンバーに見るように促すことができます。
お客様とのやりとり
LINE WORKS は、個人用にLINEユーザーともつながることができます。また、お客様の会社で、LINE WORKSをお使いの場合は、そのLINE WORKSのアカウントともつながることができます。
圧倒的に利用者の多く使い慣れているLINEですので、お客様に利用をお願いしても、スムーズに利用を開始していただけるようです。
お客様とLINE WORKSでグループチャットを組んで、どのグループにも番頭舎の3人全員が参加しお客様との連絡も可視化しています。
全員が参加するとチームで対応ができ、コミニケーションの属人化を避けることができます。
お電話との連絡したことでチームで共有の必要があることは、このグループチャットに「電話メモ」として残し、極力コミニケーションを時系列で残るようにしています。
カレンダーやノート、ストレージも
番頭舎では、 カレンダーやノート、ストレージは以前から他のクラウドサービスを使っているので、 LINE WORKSではチャット以外は使っていませんが、カレンダーなどでスケジュールの共有など、グループウェアの機能の備えています。
まだグループウェアを導入されていない会社やお店はグループウェアの機能もご利用をおすすめです。
運用のルール
LINE WORKSのようなツールは、グループウェアを使う場合と同様、運用ルールが必要で、徹底する必要があります。
番頭舎のルールを少しご紹介します。
お客様との連絡は LINE WORKSで
業務上のコミニケーションを極力可視化をしていますので、個人のLINEでは連絡は行いません。
必ず見る
土日祝や、本人がお休みを宣言した日を除き、ウィークデイは、必ず見るというルールがあります。
おおむね昼間のみですが、連絡があれば見ることをルールにしています。 個人用にLINEとアプリが別ですので、ルールの徹底も仕組みとして可能です。
服部宛にいただく連絡が多いですが、スケジュールの確認など、服部でなくてもお返事できることはアシスタントさんが返信します。早くお返事するよう心掛けています。
「おやすみモード」で時間も設定できますので、それを使って夜間は、お知らせが出ない様にすることもできます。
ちなみにカレンダーもルールがあり、服部の予定はチーム内ですべて公開していますので、空いている日や時間は、服部に確認することなく、予定を入れることができます。
万が一、僕が予定を入れ忘れていて、アシスタントさんが予定が入れブッキングした場合、僕がお詫びして予定の調整に努めることになってます＾＾
他のクラウドサービスとの連携も
例えばサイボウズのキントーンとも連携も可能ですので、やりとりをキントーンで確認もできます。
ほかにも、連携先が増えているようです。他社ツールとの連携は個人用のらLINEではない機能です。
